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Política de Privacidade

Versão de 22/10/2026

Esta política descreve como a aplicação Workforce trata os dados pessoais dos trabalhadores e dos restantes utilizadores no contexto da gestão de tempos de trabalho. O responsável pelo tratamento é a entidade empregadora que utiliza esta instância da aplicação; a BuildFlow fornece e opera a aplicação por conta dela, como subcontratante (RGPD art. 28.º).

Responsável pelo tratamento

Madusaclima Unipessoal Lda · NIF 513887172
R. Prof.ª Maria Amália Martins 573, 4630-782 Marco de Canaveses

Para exercer os seus direitos ou esclarecer dúvidas sobre os seus dados, contacte o departamento de Recursos Humanos da sua entidade empregadora (Madusaclima Unipessoal Lda).

1. Que dados são tratados

  • Identificação e contacto: nome, número mecanográfico, NIF, NISS (número de identificação da Segurança Social), email, telefone e fotografia de perfil (opcional).
  • Contrato e remuneração: categoria profissional, tipo de contrato, data de admissão, vencimento base mensal, valores por hora, dias de férias por ano, equipa e obras a que o trabalhador está afeto.
  • Registo de tempos: data e hora de entrada, saída e pausas, obra, tipo de hora, observações, a origem do registo (aplicação ou folha em papel) e o resultado da aprovação. Quando as horas são entregues numa folha em papel, os Recursos Humanos, a Administração ou o encarregado da equipa podem carregar a fotografia da folha (com os nomes, as horas, as assinaturas e as notas que nela estiverem escritas, também os de trabalhadores de outras equipas), que fica guardada, com a leitura proposta pela inteligência artificial, junto das horas registadas a partir dela. O encarregado só regista as horas dos trabalhadores da sua equipa.
  • Ausências: tipo (férias, doença, luto, assistência à família, casamento, parentalidade, falta justificada ou injustificada, não remunerada, outra), datas, estado do pedido, se é justificada e remunerada, e observações. O tipo «doença» indica apenas que a ausência se deveu a doença: a aplicação não pede diagnósticos e estes não devem ser escritos nas observações.
  • Despesas e subsídios: refeições, quilómetros em viatura própria, ajudas de custo e outros valores, com data e montante.
  • Recibos de horas: totais de horas e valores de cada mês, data de envio e endereço de email para onde foram enviados.
  • Localização: coordenadas GPS captadas APENAS no instante de cada picagem (não há rastreio contínuo nem em segundo plano).
  • Dados técnicos para prevenção de fraude: endereço IP, identificador do dispositivo e navegador, e os alertas gerados automaticamente a partir deles (por exemplo: picagem fora da obra, localização suspeita, picagens sobrepostas).
  • Notificações: se as ativar, o identificador que o navegador atribui ao dispositivo para as receber.
  • Histórico de alterações (auditoria): quem criou ou alterou cada registo e quando.

2. Para que usamos os dados (finalidade e base legal)

  • Execução do contrato de trabalho e cumprimento de obrigações legais: registo de tempos de trabalho exigido pelo art. 202.º do Código do Trabalho, gestão de férias e ausências, processamento de salários, obrigações perante a Segurança Social e a Autoridade Tributária, e faturação aos clientes do empregador.
  • O tipo de ausência «doença» é tratado para o cumprimento de obrigações em matéria de legislação laboral e de segurança social (RGPD art. 9.º, n.º 2, alínea b)).
  • A geolocalização e os sinais antifraude assentam no interesse legítimo do empregador em garantir a veracidade do registo de horas, de forma proporcional e limitada ao momento da picagem. Os alertas nunca rejeitam uma picagem automaticamente: a decisão é sempre de uma pessoa (encarregado, Recursos Humanos ou Administração).
  • Quando ativadas para a empresa, as funcionalidades de inteligência artificial produzem resumos e respondem a perguntas dos gestores sobre horas, obras, ausências, custos e alertas, e leem as fotografias das folhas de horas em papel carregadas pelos Recursos Humanos, pela Administração ou pelo encarregado da equipa para propor as horas a registar. São informativas: não tomam decisões sobre os trabalhadores. As horas lidas de uma folha em papel só são registadas depois de uma pessoa dos Recursos Humanos ou da Administração, ou o encarregado da equipa (só para os trabalhadores da sua equipa), as rever ao lado da fotografia e as confirmar.

3. Quanto tempo conservamos

  • Os registos de tempos de trabalho, as ausências, as despesas e os recibos são conservados enquanto a entidade empregadora utilizar o serviço. A lei obriga a conservar o registo dos tempos de trabalho durante 5 anos (Código do Trabalho, art. 202.º). A aplicação não apaga estes registos automaticamente ao fim desse prazo: são eliminados no fim do contrato de serviço entre o empregador e a BuildFlow ou, antes disso, deixam de identificar a pessoa quando a conta é anonimizada (ver secção 5).
  • Os dados detalhados de cada picagem — localização e sinais técnicos (IP, identificador do dispositivo, navegador) — são apagados automaticamente ao fim do prazo de retenção definido para a empresa (por omissão 12 meses), mantendo-se as horas. Se o empregador pedir que esta limpeza seja desativada, esses dados mantêm-se enquanto durarem os registos.
  • O histórico de alterações (auditoria) é conservado pelo prazo definido para a empresa (por omissão 5 anos), sem os dados de localização e sem identificadores sensíveis (NIF, NISS, telefone).
  • As notificações mostradas na aplicação são apagadas ao fim de 90 dias.
  • As fotografias das folhas de horas em papel confirmadas são conservadas junto dos registos de tempos criados a partir delas, pelo mesmo prazo, e apagadas quando é anonimizada a conta de um trabalhador nelas registado ou reconhecido pelo nome. As que não chegam a ser confirmadas são apagadas automaticamente 30 dias depois de carregadas (ou 30 dias depois de desfeito o registo criado a partir delas, se não forem confirmadas de novo), e as descartadas pelos Recursos Humanos, pela Administração ou pelo encarregado que as carregou são apagadas de imediato.
  • As cópias de segurança contêm os mesmos dados e são substituídas de forma rotativa; um dado apagado ou anonimizado pode permanecer nas cópias até estas serem substituídas.

4. Com quem partilhamos

  • Subcontratantes e outros destinatários que suportam o serviço — a lista completa e atualizada, com os dados que cada um recebe, está em /subcontratantes: alojamento, envio de email, monitorização de erros, inteligência artificial para o assistente, os resumos e a leitura de folhas de horas em papel (só se estiver ativa para a empresa), mapas, notificações e a plataforma BuildFlow.
  • A plataforma BuildFlow (gestão da subscrição e das licenças) recebe os dados da empresa cliente, contagens de utilização — número de lugares ocupados, de autos de medição e de recibos enviados — e, para o controlo das licenças, a lista dos utilizadores reduzida a um identificador interno, os papéis na aplicação, se ocupa lugar e as datas de criação e da última atividade. Não recebe o nome, o email nem outros dados de contacto dos utilizadores.
  • Clientes da entidade empregadora: os autos de medição e os relatórios enviados aos clientes indicam o nome dos trabalhadores e as horas trabalhadas em cada obra.
  • Quando um destinatário trata dados fora do Espaço Económico Europeu, a transferência realiza-se com as garantias do RGPD (decisão de adequação ou cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia).
  • Suporte técnico: a equipa BuildFlow só acede à conta da empresa através de sessões de suporte limitadas no tempo, com motivo registado, visíveis e revogáveis pela empresa, e registadas na auditoria.
  • Não vendemos dados a terceiros.

5. Os seus direitos

  • Pode exercer os direitos de acesso, retificação, apagamento (esquecimento), limitação, oposição e portabilidade dos seus dados junto da entidade empregadora, através do departamento de Recursos Humanos. A BuildFlow, como subcontratante, encaminha para o empregador os pedidos que receba e ajuda-o a responder.
  • Pode descarregar os seus dados pessoais em Perfil → "Descarregar os meus dados".
  • Apagamento: por decisão dos Recursos Humanos ou da Administração, a sua conta é anonimizada. São apagados o nome, o email, o NIF, o NISS, o telefone, a fotografia de perfil, o vencimento base, os dados do contrato, a localização e os sinais técnicos de todas as picagens, as fotografias das folhas de horas em papel em que foi registado ou reconhecido pelo nome, os textos de observações e as subscrições de notificações. Mantêm-se, associados apenas a um número interno, as horas, as ausências (tipo e datas), as despesas e os totais dos recibos que a empresa é obrigada a conservar. Os documentos já emitidos (por exemplo, autos de medição enviados a clientes) não são alterados.
  • Tem direito a apresentar reclamação à CNPD (Comissão Nacional de Proteção de Dados, www.cnpd.pt).

Ver também os Termos de Utilização e a lista de Subcontratantes.